Wie man Forschungsprojekte und wissenschaftliches Arbeiten in der Ausnahmesituation organisiert

Auch in der Wissenschaft haben die Auswirkungen von Corona Einfluss auf das Arbeitsleben und auf unser SmartUpLab. Als wir am 1. März die Türen des Labs geöffnet haben, ahnten wir noch nicht, wie sich unser neuer Arbeitsalltag nur wenige Tage später schon wieder ändern würde. Nachdem die Präsenz in der Hochschule nicht mehr erlaubt war, standen wir vor Herausforderungen wie: 

• Wir arbeiten wir nun virtuell weiter in Teams weiter? 
• Wir organisieren wir unsere Arbeit so kurz nach Projektstart? 
• Mit welchen Tools arbeiten wir zusammen? 
• Wie recruiten wir neue Projektmitarbeiter? 
• Wir passen sich interne Prozess den neuen Gegebenheiten an? 

Auf organisatorische Fragen soll dieser Blog-Beitrag Einblicke in unseren Projektalltag währen Corona geben. Über benutze Software berichten wir in einem weiteren Beitrag. 

Organisation 

Vor der Ausnahmesituation haben wir uns zweiwöchentlich zu einem 1,5stündigen Jour Fixe im gesamten Projektteam verabredet. Durch die örtliche Nähe und da wir zunächst nur zwei wissenschaftliche Mitarbeitende waren, haben wir uns im Tagesgeschäft einfach ad hoc abgestimmt. Dies war nach Verbot der Präsenz am Institut nicht mehr möglich und wir haben folgende Lösungen gefunden, bei denen wichtig war, dass sie regelmäßig, aber jedoch nicht das Tagesgeschäft mit Regelterminen blockieren: 

Stand Up

Die Idee der Stand Ups kommt ursprünglich aus der agilen Softwareentwicklung und diesen der transparenten Team-Organisation. Wir treffen uns jeden morgen virtuell für 10 – 30 Minuten mit allen wissenschaftlichen Mitarbeitenden des SmartUpLabs mit folgender Struktur, welche jeder Teilnehmer beachtet : 

• Was habe ich gestern erledigt?  
• Woran arbeite ich heute?  
• Sind Blocker vorhanden?  

Normalerweise sind Diskussionen in Stand Ups ungern gesehen. Aufgrund der Tatsache, dass wir alle verteilt arbeiten, sind Rückfragen bei uns sogar willkommen, jedoch in Grenzen. Falls es weiteren Klärungsbedarf gibt, wird ein separater Termin verabredet. 

Stand Ups ermöglichen die Transparenz, sodass jeder im Team weiß, woran jeder arbeitet. Zudem können Blocker frühzeitig angesprochen werden. Auch wird durch den morgendlichen Termin das konzentrierte Arbeiten für den Rest des Tages ermöglicht. 

Sollte ein Teilnehmer nicht teilnehmen können, wird möglichst eine Ausweichzeit gefunden oder der Teilnehmer kommuniziert seine Punkte schriftlich. 

Sprints

Arbeitspakete werden in so genannten Sprints organisiert, welche agil geplant werden. Dafür haben wir ein Sprint Planning und ein Sprint Closure Meeting. In der Planung werden die einzelnen Aufgaben, welche in einen vorher definierten Zeitraum zu erledigen sind (hier: 2-3 Wochen), priorisiert und geplant. Nach diesem Zeitraum wird ein Sprint Closure Meeting durchgeführt, indem die Tanks geschlossen werden und der Sprint retrosperspektivisch betrachtet wird. Eigentlich sollte es in einem Sprint keine Scope-Änderung geben. Fallen bei der Erarbeitung der Aufgaben noch weitere Tanks, sollte man direkt mit einen Buffer planen und diese Zeit in Vorhinein antizipiert werden. Sind neue Aufgaben keine Blocker oder dienen nicht der Zielerfüllung, werden sie im nächsten Sprint Planning priorisiert. 

Jour Fixe

Wir treffen uns weiterhin im gesamten Projektteam zweiwöchentlich zu einem Jour Fixe. Jedoch nun virtuell und mit aktivierter Kamera. Es wird aber auf eine feste Struktur mit einer vorher kommunizierten Agenda geachtet. Jeder Teilnehmer achtet auf eine angebrachte Meetingatmosphäre, beispielsweise durch Stummschaltung, Teilen des Bildschirms beim Erläutern von komplexen Sachverhalten. Im Nachhinein werden Gesprächsnotizen verschickt und Aufgaben dokumentiert.  

Kolloquium

Benachbarte Projekte des Instituts treffen sich monatlich virtuell zu einem Kolloquium. Es wird ohne feste Agenda in angenehmer Atmosphäre Projektupdates besprochen. Hier werden Informationen ausgetauscht und Synergieeffekte erkannt. Auch hier sind Hygienestandards virtueller Meetings wichtig, sodass es nicht wie im folgenden Video abläuft 😉 

Quelle: A Conference Call in Real Life von Instep UK auf Vimeo.

Im nächsten Blogartikel gehen wir auf die genutzten Tools näher ein. 

Was sind Eure Erfahrungen zum wissenschaftlichen Arbeiten währen der Corona-Krise in der Forschung? Wie organisiert Ihr Euren Projekt- und Arbeitsalltag?