Heutzutage gibt es eine Vielzahl kostenloser und leicht bedienbarer online Tools, welche das Zusammenarbeiten und Planen erleichtern. Besonders in Zeiten von Corona sind diese besonders gefragt und hilfreich. Hier ein Überblick in unsere kleine „Tool-Landschaft“.

Bereits vor der Pandemie war die Fachhochschule für das digitale wissenschaftliche Arbeiten gut ausgelegt, so gibt es Cloud-Speicher, gut ausgestattete Arbeitsplätze und diverse Education Lizenzen für Software-Produkte.

In diesem Bericht geht es um unterstützende Online-Tools für unser Forschungsprojekt „SmartUpLab“, welche kostenfrei und/oder mit einer Education-Lizenz nutzbar sind und so das wissenschaftliche remote Arbeiten erleichtern.

Teams

Microsoft Teams bietet eine gute Möglichkeit einerseits virtuelle Chat- und Meetingräume in Teams abzubilden, andererseits biete es eine große Integrationsmöglichkeit zu externen Diensten durch existierende Schnittstellen. 

Wir sind in Teams folgendermaßen organisiert: 

• Wir haben ein Team „SmartUpLab“, indem alle Projektteilnehmer sind. Hier finden keine größeren Diskussionen statt, sondern nur generelle Updates, die alle betreffen. Dennoch sind auch diese meistens via E-Mail kommuniziert. 
• Daneben bestehen verschiedene Chaträume zwischen einzelnen und mehreren Projekteilnehmern, wie zum Beispiel den wissenschaftlichen Mitarbeitenden.
• Wenn man eine Konferenz startet erhält man einen Link mit dem man Teilnehmer zur Konferenz einladen kann. Wenn alle Teilnehmer den Konferenzraum verlassen, bleibt dieser im Hintergrund noch bestehen, sodass man ihn wiederbetreten kann. Für die wiederkehrende Meetings (Regeltermine, Tour Fixes) nutzen wir einen Link zu einem Teams Meetingraum, welcher immer derselbe ist und im Kalendereintrag vermerkt ist. 
• Es können auch externe Nutzer mithilfe des Links eingeladen werden.
• Eine Telefonkonferenz ist mit der Education Edition nicht möglich, lediglich die Verbindung über den Computer ist möglich.
• Für Meeting und sonstige Notizen wird das Wiki benutzt, da leider One Note auf dem Desktop nicht unterstützt wird.

Slack

Im Institut nutzen wir Slack als Kommunikationsmedium. In der kostenlosen Version kann man nur einen Teil der Historie sehen. Für kleinere Teams reicht dies aber aus. Jedoch haben wir in unseren Forschungsprojekt sämtliche Kommunikation in Teams verlegt, um Verwirrungen zu meiden. 

Trello

Zur Aufgabenverwaltung nutzen wir die kostenlose Version von Trello, quasi der kleine Bruder von Jira. In der kostenlosen Version fehlen jedoch einige Features, welche wir eigentlich für eine Sprint-Planung benötigen würden. Deshalb nutzen wir Trello wie folgt: 

Das Trello Board ist in folgende Swimlanes unterteilt: To Do, Blocked, In Progress, Review und Done.  

• To Do repräsentiert alle noch offenen Aufgaben
• Blocked ist eine Aufgabe, welche nicht beendet werden kann, weil man etwa auf jemand anderen wartet oder man sonstige Hindernisse bei der Beendigung der Aufgabe sieht
• In Progress sind alle Aufgaben, welche aktiv bearbeitet werden
• In Review sind Aufgaben, die abgeschlossen wurden und begutachtet werden müssen, zum Beispiel das Korrekturlesen eine fertigen Berichts.
• Done sind alle Aufgaben die endgültig erledigt sind (yay!)

Aufgaben können mehreren Personen zugewiesen werden, welche daran arbeiten. Aufgaben können Deadlines haben. Wir Kategorisieren unsere Aufgaben mithilfe von Labels für die Kategorien der verschiedenen Verantwortlichkeiten. 

Im letzten Blogbeitrag berichteten wir über unsere Sprint-Logik, welche schwierig in die kostenlose Version von Trello abzubilden ist. Wir nutzen dafür ebenso Label, um Aufgaben in die Sprint einzuordnen. Eine Filterfunktion erleichtert das Anzeigen aller Aufgaben eines Sprints. Da sie etwas versteckt ist haben wir das auf einem Video gezeigt:

Natürlich nutzen wir noch eine Reihe weiterer Online-Tools, wie Word365, Nextcloud-Lösungen oder fachspezifische Umgebungen. Auch gibt es gibt noch eine Menge weiterer Tools auf dem Markt, jedoch sollte man der Auswahl derer sich immer besinnen, dass mehr Tools nichts gleich effektiveres Arbeiten bedeutet, denn:

A fool with a tool is still a fool.

Grady Boch